Förmedling av vikarier

Lärarpoolen har lång erfarenhet av att hantera bokningar av vikarier – även under ansträngda förhållanden och med kort varsel. Under 2017 tillsatte vi 97,5 procent av alla förfrågningar vi fick in. Den viktigaste åtgärden för att skapa en effektiv och kvalitetssäkrad rutin för förmedling av vikarier har varit att så långt som möjligt digitalisera beställningarna. Tack vare vårt bemanningssystem kan vi tillsätta uppdragen på ett effektivt och professionellt sätt, med minsta möjliga administration för kunden.

Arbetsmetod
Vår arbetsmetod är framtagen för att vi ska kunna bemanna uppdrag och rekrytera personal med hög träffsäkerhet. För att säkerställa kvaliteten vid varje enskilt uppdrag och ständigt förbättra och utveckla våra processer använder vi oss av en flerstegsmetod (figur 1). Den hjälper vår bokningspersonal, kundansvariga och konsultchefer att leverera så bra service som möjligt för att säkerställa att kunden är och förblir nöjd.

  

 

 Steg ett handlar om att föreslå vikarie med rätt kompetens för det specifika uppdrag som kunden önskar få bemannat. I denna fas görs noggranna men snabba analyser av det uppdrag som kommit in.

Matchningsprocessen innebär att vi synkroniserar kravet från kunden med de mest lämpade personerna. Med snabb återkoppling kan vi sedan tillgodose skolans behov genom att erbjuda vikarier med de specifika egenskaper, kompetenser och utbildning som uppdraget kräver och utifrån de särskilda önskemål som kunden har.

Varje uppdrag utvärderas, där vi reflekterar över de uppdrag som vi utför för våra kunder. Har ett uppdrag lett till avvikelser och klagomål prioriteras det alltid för utvärdering, eftersom utvärderingen är en grund för att kunna förbättra vårt arbetssätt och våra rutiner. Detta gör att vi kan förebygga avvikelser och klagomål som kan riskera att uppstå som ett resultat av bristande rutiner och arbetssätt.

Nödvändig information från kommun och skola


För att kunna tillsätta rätt vikarie är det alltid några grundläggande saker vi behöver veta om skolorna och deras rutiner. För att kunna göra en skräddarsydd introduktion behöver vi få information och policys kring arbete i skola. När vi får kontakt med en skola som vi inte skickat ut vikarier till tidigare frågar vi alltid om det är några särskilda rutiner som vikarien behöver känna till innan arbetsstart. Detta noteras i vårt system och informationen skickas till vikarier som tackat ja till uppdrag oavsett om vikarien ska till skolan för första gången eller har varit där flera gånger.

Om inget annat är bestämt med skolan så är vår rutin att säga till vikarien att hen ska gå till expeditionen för att få hjälp med schema, eventuell planering och nycklar.

När en skola vill anmäla vikariebehov behöver vi information om tider, ämnen, årskurser och om planering finns. Vi drar även egna slutsatser som vi delar med vikarien. Handlar det om fritids för lägre åldrar eller förskola kommer vikarien antagligen vara utomhus under dagen och behöver därför exempelvis kläder efter väder. Olika uppdrag behöver olika förberedelser från vikariens sida.

 

Matchning av uppdrag


Vi eftersträvar att våra kunder ska lägga beställningar direkt i vårt bemanningssystem, vilket även minimerar administrationen för kunden. Vid beställning i systemet kan kunden ange allt som rör beställningen – tider, ämnen, kompetensbehov och andra krav och önskemål som underlättar matchning mellan skolans behov och tillgängliga vikarier.

 

Det är också möjligt att lägga beställningar via telefon, sms och e-post. Vi kan även arrangera beställningar via fax om kunden så önskar. När beställningen av uppdraget tagits emot ska uppdraget matchas. Utifrån den kompetens som efterfrågas skapas i systemet en lista på de vikarier som uppfyller de aktuella kriterierna. Dessa sorteras utifrån ett antal parametrar, till exempel tillgänglighet, tidigare arbete vid och närhet till skolan.

Skolans önskemål om en specifik person eller egenskap är det som väger absolut tyngst vid bokning av vikarier. Högt prioriterat är även att vikarien ska ha arbetat tidigare på den aktuella skolan. Ett starkt önskemål är också att hen är utbildad eller är under utbildning. Dessa parametrar är de som rankas högst.

För att hålla oss uppdaterade om vikariernas utveckling genomförs utvecklingssamtal med vikarierna. Detta för att kunna matcha vikarien mot rätt typ av vikariat och hålla oss uppdaterade om hens kompetensnivå. Uppdatering av profil och eventuell återkoppling från kund dokumenteras i vikariens profil. Tillsammans med vikarien gå vi

igenom hur hen har arbetat och vad som varit bra och mindre bra.

 

Kopplade till utvecklingssamtalen finns rutiner för hur vi kan arbeta med vikarien så att hen kan utvecklas och ständigt bli bättre i sitt arbete.

Eftersom vi strävar efter ständig förbättring är utvecklingssamtalen en viktigt del i Lärarpoolens processer.

 

Ibland finns det vikarier som älskas på en skola, men inte fungerar på en annan. I vårt bemanningssystem kan vi ”spärra” en vikarie från en enskild skola och på så sätt säkerställa att en viss person inte blir bokad på den skolan.

Denna sidan använder cookies, genom att fortsätta godkänner du användandet av cookies.